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理泊外贸ERP软件进出口代理业务支持和流程图示

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2024-01-05 08:26:49        


理泊外贸ERP软件进出口代理业务核心业务流程操作

理泊外贸ERP软件为进出口代理业务提供了全面的业务流程支持,包括客户管理(帮助代理企业管理客户信息,包括客户联系方式、历史订单、付款记录等,以便更好地维护客户关系。)、代理订单管理、采购管理、仓储管理、财务管理(协助代理企业进行财务管理,包括应收账款、应付账款、成本核算、利润分析等,以确保企业财务运作的正常和稳健。)、报关与物流管理(帮助代理企业进行报关和物流管理,包括报关单据的生成、货物跟踪、物流成本核算等,以确保货物能够顺利通过海关并及时交付给客户),佣金结算等,有助于提升代理企业的运营效率和管理水平。


  业务单据的术语与理泊EDP的模块对应




 

     客户PI,或者是客户的PO, 或者是Sales Contract, 对应的是 EDP系统中的 销售订单/Sales Order。

     采购订单,  对应的是EDP系统的采购订单/Purchase Order。

     客户的结算单:对应的是 EDP系统的 应收账单/应收款/Sales Invoices。

     供应商的结算单,对应上的EDP的应付账单/应付款/Purchase Invoice。

     收款,结汇, 对应的是EDP系统的 收款/Recevie  Payment。 无论是收到客户的预收款,货款,尾款 ,以及外币收汇  都使用这个模块 。

     付款  对应的是EDP系统的 付款/Make Payment。   无论是向供应商申请付款:比如预收款,货款,尾款 都使用这个模块。

 

     装箱单,报关单,商业发票,委托单,或者是Shipping Notice,商检报关 等单据 都统一维护在出运单证/Shipping&Customs 中, 在单证模块,可以一键打印出这些单据。  

   


理泊外贸软件对进出口代理业务的核心支持概述


1. 订单管理:理泊外贸软件提供了强大的订单管理功能,包括订单的创建、审批、执行、跟踪等环节。通过该软件,企业可以轻松管理订单信息,提高订单处理效率。还能实现, 三方协议,佣金核算方式、销售进度的跟踪等操作。

2. 单证管理、报关管理::理泊外贸软件集成了出运单证物流管理功能,企业可以做出运计划,并一键生成给报关公司、海关、物流公司使用的报关单,装箱单,商业发票等。降低代理业务的单证的繁琐收工操作。并自动化单证生成,比如按订单,按集装箱生成,按照供应商生成开票通知单。大幅自动化代理的繁琐单证操作。

3. 财务管理:理泊外贸软件集成了强大财务管理功能,在代理业务过程中,外贸代理公司可以通过该软件完成应收账单,应付货款, 代理应收账款。同时拥有强大的费用账单管理,针对代理的费用大部分都属于待收付的费用,可以自动将否付的加入到应收账单中。避免了费用项目的遗漏向客户收取。同时可以按照订单,或者是出运单核算完成的利润,甚至能自动计算出汇兑损失,这对于很多外贸软件都无法做到。因为大部分的外贸软件只是单纯的自营外贸软件,因此不需要繁琐的自己“手掰”数据。


4 自动单据导出、理泊外贸软件还提供了强大的模版导出功能,自动导出的业务单据100%与日常手工制作的一样。不像一般的软件导出模版只有80%~90%的吻合度,发送给客户之后都要手工再调整一下。比如图片等比缩放,内容自动适配单元格,单元格可以合并产品名称,支持子计。甚至支持服装,鞋子,配件行业的多种动态规格的排列方式。

5.数据分析与决策支持:另外数据分析与决策支持功能,通过对业务数据的实时分析和挖掘,为企业提供更加准确的市场预测和决策支持。可以一键生成比一般外贸软件几十个报表都强大的动态、实时的多个维度的台账分析报表。


1.出口代理核心流程


订单执行

 销售订单  》  采购订单  

出运单证

  》  出运单证(依据工厂提供的装箱单输入装箱信息,然后提交给单证人员订仓,商检,报关) 》 提单日期确认后,生成 应收账单/应付账单(与客户和供应商的真正结算单)。

业务流程财务结算

》应收账单/应收款  》 收款。

》应付账单/应付款  》 付款   》 登记进项增值税发票。

》费用账单/费用账单(各种海运费,保险费,一般都是代收付的项目,可以标志“代收付”)  》 付款   》 登记进项增值税发票。


代理佣金结算

》佣金应收账单/应收款  》 收款。

》代支付项目的应收账单/应收款  》 收款。


利润核算


  》可以按照销售订单核算利润。

  》可以按照出运单核算利润。

 




备注


1.佣金应收账单和代支付账单可以合并到一张应收账单中。


2.由于代理佣金的结算比较多样化, 比如有些佣金是固定货款比例,有些也外币金额不变, 但是在结汇的时候,体现佣金比例。甚至还有一些需要垫付款项的利息。这些可以体现在佣金的应收账款中。

 

3.进项增值税发票的登记也可以在付款之前。


 


2.进口代理核心流程(先采购后销售)


采购订单执行

 采购订单  》 采购进货计划跟踪


进口单证

  》  出运单证(依据工厂提供的装箱单输入装箱信息,然后提交给单证人员订仓,商检,报关) 》 提单日期确认后,生成 应收账单/应付账单(与客户和供应商的真正结算单)。

 》 采购入库

采购结算

》应付账单/应付款  》 付款   》 登记进项增值税发票。

》费用账单(各种海运费,保险费,一般都是代收付的项目,可以标志“代收付”)  》 付款   》 登记进项增值税发票。


销售结算

 》 销售出库  》  应收账单/应收款   +    佣金应收账单 + 代收付费用账单   》 收款。



利润核算


  》可以按照销售订单核算利润。

  》可以按照出运单核算利润。

 


通过进出口代理业务的支持,可以提升代理公司订单处理效率,财务结算效率。因为代理公司往往面对很多客户,一个客户都可能有多个订单执行,因此为了确定订单准确按时执行,以及结算繁杂的货款,各种费用,佣金,退税等,就非常需要管理软件来提升业务过程的效率。





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